Privacyverklaring Tennis- en padelvereniging LTC DEM

Inleiding

LTC DEM is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Bij de uitvoering van onze taak worden persoonsgegevens verwerkt. Deze verwerking(en) van persoonsgegevens moet(en) voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).

Deze verklaring geeft informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens door LTC DEM en over de mogelijkheden tot het uitoefenen van je rechten met betrekking tot persoonsgegevens.

Verantwoordelijk voor de verwerking

LTC DEM is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG voor het verwerken van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Om onze diensten aan leden en/of bezoekers beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat LTC DEM in een aantal gevallen persoonsgegevens van jou verwerkt.
LTC DEM respecteert de privacy van zijn leden en/of bezoekers en zorgt ervoor dat er zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring wordt precies uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met deze gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.

Contactgegevens

LTC DEM is gevestigd aan de Spaarnestraat 1B, 1946 AV Beverwijk.

Welke gegevens verwerkt LTC DEM?

LTC DEM verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens. 'Persoonsgegevens' bestaat uit alle informatie die direct- of indirect te herleiden is naar een persoon.
Het verwerken doen wij onder andere op basis van het uitvoeren van een overeenkomst of de toestemming die je hebt verleend. Meer uitleg over grondslagen vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hieronder lees je onder meer over welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij ze verwerken, op basis van welke grondslag en hoe lang we de persoonsgegevens bewaren.
Het is niet de bedoeling van LTC DEM om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens te verzamelen, zoals persoonsgegevens over godsdienst, politieke voorkeur, medische gegevens of strafrechtelijke gegevens. Het hangt van de specifieke verwerking af welke persoonsgegevens worden verwerkt.

Persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar

LTC DEM verzamelt ook gegevens van mensen die jonger zijn dan 16 jaar. Hiervoor is altijd toestemming nodig van ouders of voogd.  Wij kunnen niet controleren of iemand die onze mediakanalen bezoekt ouder is dan 16 jaar. Daarom raden wij ouders aan om betrokken te zijn bij het onlinegedrag van hun kinderen. Zo is de kans veel kleiner dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder toestemming van de ouders.
Ben je ervan overtuigd dat wij zonder toestemming persoonsgegevens hebben verzameld over een minderjarige? Neem dan contact met ons op via het e-mailadres: [email protected].

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Hier vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken én waar wij deze persoonsgegevens vandaan hebben:

Als je lid wordt bij LTC DEM waardoor je ook lid wordt van de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: initialen, naam (voor- en achternaam), adres, telefoonnummer(s), e-mailadres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, speelsterkte, pasfoto en overige gegevens die door jou worden verstrekt. De KNLTB kent een bondsnummer en rating toe wanneer je lid wordt van onze vereniging;
Binnen LTC DEM als bestuurder of vrijwilliger actief bent (geweest). Het gaat dan om de volgende gegevens: functietitel en termijn/periode waarin de functie is uitgeoefend. Voor een aantal vrijwilligers wordt ook een VOG aangevraagd;
Op de een of andere manier onderscheiden bent door LTC DEM. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam van de onderscheiding en datum van toekenning;
Vermeld wordt in het jaarverslag van LTC DEM wegens bijzondere verdiensten voor onze vereniging. Het gaat dan om de volgende gegevens: voor- en achternaam in combinatie met de verdiensten;
Je inschrijft voor competitie(s) en/of toernooi(en). Het gaat dan om de volgende gegevens: voor- en achternaam in combinatie met verenigings-/teamnummer, bondsnummer, leeftijd, speelsterkte, rating en uitslagen;
Je gebruik maakt van één van onze apps (zoals de KNLTB ClubApp en KNLTB Match App). Het gaat dan in ieder geval om de volgende gegevens: voor- en achternaam en je e-mailadres. In de privacyverklaring van deze apps worden gebruikers verder geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens;
Je aanmeldt voor en/of een van onze evenementen/activiteiten bezoekt. Welke gegevens worden verwerkt, is afhankelijk van het soort activiteit en kan naast naam en e-mailadres ook adresgegevens, een telefoonnummer en/of betaalgegevens omvatten;
Je een KNLTB-ID aanmaakt. Hiermee kun je in één keer inloggen op een groot aantal systemen en platformen van de KNLTB. Het gaat in dat geval om in ieder geval de volgende gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres;
Je aanmeldt voor onze nieuwsbrief en/of prijsvragen. Het gaat dan om de gegevens die je zelf hebt doorgegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief/deelnemen aan een prijsvraag, waaronder in ieder geval je naam en e-mailadres;
Onze websites bezoekt. LTC DEM heeft alleen functionele – en geanonimiseerde analytische cookies op de website;
Contact met ons opneemt (via een contactformulier). Het gaat dan om de gegevens waarover je contact met ons opneemt en die je zelf hebt doorgegeven voor het opnemen van contact. Het kan gaan om jouw e-mailadres en/of telefoonnummer in combinatie met jouw voor- en achternaam, bondsnummer of vrijwilligersfunctie.

Deze persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van jou zelf.

Met welk(e) doel(en) en op basis van welke grondslag(en) verwerkt LTC DEM persoonsgegevens

Doelen:

LTC DEM verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Onderzoeken of je lid kunt worden en het uitvoeren van een lidmaatschapsovereenkomst bij LTC DEM;
Versturen van digitale berichten waaronder onze nieuwsbrief: Hiermee houden wij jou op de hoogte van nieuwsfeiten van onze vereniging;
Het versturen van tennis- en/of padelnieuws en servicegerichte informatie om onze leden te informeren, te interesseren en te betrekken;
Het organiseren van wedstrijden via b.v. (flexibele) competities en toernooien;
Het faciliteren van online platforms zoals Meet & Play, KNLTB ClubApp en de Match App, zodat een speler een baan bij LTC DEM kan bezoeken of activiteit kan boeken/bijwonen;
Het aangaan en onderhouden van een relatie met alle leden van LTC DEM en met personen die een product/dienst afnemen van de KNLTB;
Het organiseren van bijeenkomsten;
Het kunnen communiceren met de melder in het geval van grensoverschrijdend gedrag over zijn/haar melding en hier opvolging aan te kunnen geven. En om ervoor te zorgen dat meldingen zoveel mogelijk op dezelfde wijze worden geregistreerd en opgevolgd, en in een veilige omgeving worden verwerkt;
Archief doeleinden;
Het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Grondslagen:

De verwerking(en) vind(t)(en) plaats op basis van de volgende grondslag(en):

In het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst;
Om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
Het gerechtvaardigd belang, waarbij LTC DEM erop let dat de impact op jouw privacy zo beperkt mogelijk is;
Door verleende toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Meer uitleg over grondslagen vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen van persoonsgegevens

De door ons verzamelde gegevens zijn nodig om de hierboven beschreven doeleinden te kunnen bereiken. Indien verstrekking van gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij je gegevens aan deze derden ter beschikking onder door de KNLTB opgestelde voorwaarden/waarborgen en in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen (ICT-oplossing, zoals voor onze ledenadministratie en het Afhangbord, (LISA en AllUnited), of voor de organisatie rondom competities en toernooien (Visual Reality), of derden worden allemaal door de KNLTB ingeschakeld. Hiervoor is LTC DEM niet verantwoordelijk. De KNLTB heeft in hun eigen privacyverklaring een opsomming gemaakt van partijen waar mogelijk jouw persoonsgegevens mee worden gedeeld).

Geautomatiseerde besluitvorming waaronder profilering

LTC DEM maakt voor deze specifieke verwerking geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Toelichting: onder geautomatiseerde besluitvorming verstaat de AVG het nemen van besluiten op basis van geautomatiseerd verwerkte persoonsgegevens. Profilering valt daar ook onder.
Bij profilering worden persoonsgegevens geautomatiseerd verwerkt met de bedoeling om persoonlijke aspecten te beoordelen of te voorspellen. Bijvoorbeeld de economische situatie, betrouwbaarheid of het gedrag van een persoon. Bij geautomatiseerde besluitvorming zonder profilering worden persoonlijke aspecten voor het beoordelen of voorspellen buiten beschouwing gelaten.

Hoe lang bewaart LTC DEM persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. LTC DEM bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

LTC DEM neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Op basis van de AVG heb je verschillende rechten ten aanzien van de verwerkingen van je persoonsgegevens. Het gaat daarbij om de volgende rechten:

Het recht op informatie;
Het recht op inzage;
Het recht op rectificatie;
Het recht op gegevenswissing (vergetelheid);
Het recht op beperking van de verwerking;
Het recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit);
Het recht van bezwaar.

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je nadere informatie over de voorwaarden die gelden voor uitoefening van je rechten.

Je kunt een verzoek indienen of vraag stellen via het e-mailadres: [email protected]

Reactietijd vanuit LTC DEM

LTC DEM streeft ernaar zo snel mogelijk op je verzoek te reageren. In ieder geval binnen één maand. Bij ingewikkelde of grote verzoeken is de doorlooptijd langer. Dan duurt het maximaal drie maanden vanaf het moment dat je verzoek bij ons binnenkomt. Als dit het geval is, laten we het je zo snel mogelijk weten.

Waar kun je terecht met vragen of klachten

Vragen over verwerking persoonsgegevens  

Heb je vragen over de verwerking van je persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan contact op via het e-mailadres: [email protected]

Klacht over verwerking persoonsgegevens

Heb je een klacht over de manier waarop LTC DEM met je persoonsgegevens omgaat? Dan kun je die schriftelijk bij ons indienen via het e-mailadres: [email protected]

Niet tevreden met reactie op je klacht

Ben je niet tevreden met onze reactie op je klacht, of hebben wij na 4 weken niet gereageerd op je klacht? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via: Klacht melden bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaat je klacht over een besluit van LTC DEM op een verzoek om je rechten op grond van de AVG uit te oefenen? In dat geval moet er eerst bezwaar ingesteld worden bij LTC DEM via het e-mailadres [email protected]. Daar kun je ook terecht als je om een andere reden een klacht in wilt dienen.