Inleiding
LTC DEM is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Bij de uitvoering van onze taak worden persoonsgegevens verwerkt. Deze verwerking(en) van persoonsgegevens moet(en) voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).
Deze verklaring geeft informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens door LTC DEM en over de mogelijkheden tot het uitoefenen van je rechten met betrekking tot persoonsgegevens.
Verantwoordelijk voor de verwerking
LTC DEM is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG voor het verwerken van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Om onze diensten aan leden en/of bezoekers beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat LTC DEM in een aantal gevallen persoonsgegevens van jou verwerkt.
LTC DEM respecteert de privacy van zijn leden en/of bezoekers en zorgt ervoor dat er zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring wordt precies uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met deze gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.
Contactgegevens
LTC DEM is gevestigd aan de Spaarnestraat 1B, 1946 AV Beverwijk.
Welke gegevens verwerkt LTC DEM?
LTC DEM verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens. 'Persoonsgegevens' bestaat uit alle informatie die direct- of indirect te herleiden is naar een persoon.
Het verwerken doen wij onder andere op basis van het uitvoeren van een overeenkomst of de toestemming die je hebt verleend. Meer uitleg over grondslagen vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hieronder lees je onder meer over welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij ze verwerken, op basis van welke grondslag en hoe lang we de persoonsgegevens bewaren.
Het is niet de bedoeling van LTC DEM om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens te verzamelen, zoals persoonsgegevens over godsdienst, politieke voorkeur, medische gegevens of strafrechtelijke gegevens. Het hangt van de specifieke verwerking af welke persoonsgegevens worden verwerkt.
Persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar
LTC DEM verzamelt ook gegevens van mensen die jonger zijn dan 16 jaar. Hiervoor is altijd toestemming nodig van ouders of voogd. Wij kunnen niet controleren of iemand die onze mediakanalen bezoekt ouder is dan 16 jaar. Daarom raden wij ouders aan om betrokken te zijn bij het onlinegedrag van hun kinderen. Zo is de kans veel kleiner dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder toestemming van de ouders.
Ben je ervan overtuigd dat wij zonder toestemming persoonsgegevens hebben verzameld over een minderjarige? Neem dan contact met ons op via het e-mailadres: [email protected].
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Hieronder lees je welke persoonsgegevens wij verwerken en wanneer wij deze van jou ontvangen.
- Als je lid wordt van LTC DEM
Als je lid wordt, word je ook lid van de KNLTB. Wij verwerken dan onder andere: je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, speelsterkte, een pasfoto en betaalgegevens. De KNLTB geeft je ook een bondsnummer en een rating. - Als je vrijwilliger of bestuurder bent (geweest)
Wij verwerken dan jouw naam, functietitel en de periode waarin je actief was. Voor sommige functies vragen wij ook een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan. - Als je een onderscheiding krijgt
Wij registreren jouw naam, de naam van de onderscheiding en de datum waarop je deze hebt gekregen. - Als je wordt genoemd in het jaarverslag
Bijvoorbeeld vanwege bijzondere inzet voor de vereniging. Wij vermelden dan jouw naam en jouw bijdrage. - Als je meedoet aan competities of toernooien
Wij verwerken dan bijvoorbeeld jouw naam, bondsnummer, leeftijd, speelsterkte, rating en uitslagen. - Als je gebruik maakt van apps of digitale tools
Zoals de KNLTB ClubApp en Match App of Taakie. Wij verwerken dan in ieder geval jouw naam en e-mailadres. In de privacyverklaring van deze apps staat meer informatie over hoe zij met jouw gegevens omgaan. - Als je deelneemt aan evenementen of activiteiten
Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de activiteit. Het kan gaan om jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en eventueel betaalgegevens. - Als je een KNLTB ID aanmaakt
Hiermee kun je inloggen op verschillende systemen van de KNLTB. Wij verwerken dan jouw naam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. - Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief of een actie
Wij verwerken dan de gegevens die je zelf hebt ingevuld, zoals jouw naam en e-mailadres. - Als je onze website bezoekt
Wij gebruiken alleen functionele en geanonimiseerde analytische cookies. - Als je contact met ons opneemt
Bijvoorbeeld via e-mail of een formulier. Wij verwerken dan de gegevens die je zelf doorgeeft, zoals jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van jouw bericht. - Foto’s en video’s tijdens activiteiten
Tijdens wedstrijden, toernooien en andere activiteiten kunnen wij foto’s en video’s maken. Hierop kun je (herkenbaar) in beeld staan. Wij gebruiken deze beelden voor onze website, social media en nieuwsbrief.
Wij ontvangen deze persoonsgegevens direct van jou.
Met welk(e) doel(en) en op basis van welke grondslag(en) verwerkt LTC DEM persoonsgegevens?
LTC DEM gebruikt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen. Per doel staat ook op basis waarvan wij dat mogen doen (grondslag).
- Lid worden en lidmaatschap uitvoeren
Wij gebruiken jouw gegevens om te bekijken of je lid kunt worden en om het lidmaatschap goed uit te voeren.
Grondslag: uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Dit betekent dat wij jouw gegevens nodig hebben om afspraken met jou na te komen. - Nieuwsbrief en berichten sturen
Wij sturen je digitale berichten, zoals de nieuwsbrief. Hierin staat nieuws over onze vereniging.
Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) of gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Wanneer wij je als bestaand lid benaderen met informatie over onze vereniging, doen wij dat op basis van gerechtvaardigd belang. Als je geen lid bent versturen wij dit alleen met jouw toestemming. - Organiseren van activiteiten, competities en toernooien
Wij gebruiken jouw gegevens om activiteiten, competities en toernooien te organiseren.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Zonder deze gegevens kunnen wij jouw deelname niet regelen. - Gebruik van apps en online platforms mogelijk maken
Wij verwerken jouw gegevens zodat je gebruik kunt maken van platforms zoals Meet & Play, de KNLTB ClubApp, de KNLTB Match App en Taakie, ons vrijwilligersplatform.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). - Contact onderhouden met leden en klanten
Wij gebruiken jouw gegevens om telefonisch en/of per mail contact met je te houden en de relatie te beheren.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). - Vrijwilligers werven en beheren
Wij verwerken gegevens om vrijwilligers te zoeken voor verschillende taken binnen de vereniging.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Vrijwilligers zijn nodig om de vereniging goed te laten werken. - Bijeenkomsten organiseren
Wij gebruiken jouw gegevens om activiteiten en bijeenkomsten te organiseren, zoals een Algemene Ledenvergadering.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) of gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). - Foto’s en sfeerbeelden maken en gebruiken
Tijdens activiteiten, wedstrijden en toernooien kunnen wij foto’s en video’s maken. Deze gebruiken wij voor onze website, social media en nieuwsbrief om te laten zien wat er binnen de vereniging gebeurt.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Wij vinden het belangrijk om onze vereniging zichtbaar en aantrekkelijk te maken. Daarbij letten wij op jouw privacy. Wil je niet herkenbaar op foto’s staan? Dan kun je dit bij ons aangeven. - Meldingen van grensoverschrijdend gedrag behandelen
Wij verwerken gegevens om meldingen zorgvuldig te registreren, op te volgen en veilig te bewaren.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Het is voor ons noodzakelijk om te zorgen voor een veilige sportomgeving en meldingen van grensoverschrijdend gedrag zorgvuldig te behandelen. - Archiefdoeleinden
Wij bewaren bepaalde gegevens voor onze administratie en om de geschiedenis van de vereniging vast te leggen.
Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Het is voor ons noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen van onze administratie en om belangrijke informatie over onze vereniging voor de toekomst te bewaren. - Voldoen aan de wet
Wij verwerken gegevens omdat wij dat wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor financiële administratie of belastingen.
Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), zoals de fiscale bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR).
Dit betekent dat wij bepaalde gegevens moeten bewaren voor de Belastingdienst.
Meer uitleg over grondslagen vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Delen van persoonsgegevens
Wij gebruiken jouw gegevens om onze werkzaamheden goed te kunnen doen. Soms is het daarvoor nodig om jouw gegevens met andere partijen te delen.
Als dat nodig is, doen wij dat zorgvuldig. Wij zorgen dat deze partijen jouw gegevens goed beschermen en zich aan de regels houden.
De KNLTB schakelt ook partijen in, bijvoorbeeld voor:
- de leden- en financiële administratie (zoals LISA);
- de organisatie van competities en toernooien (zoals Tournament Software).
Deze partijen werken deels in opdracht van de KNLTB en ingeval van LISA ook in opdracht van LTC DEM. In de privacyverklaring van de KNLTB staat met welke partijen jouw gegevens gedeeld kunnen worden.
LTC DEM zelf deelt jouw gegevens met:
- Leden- en financiële administratie LISA (KNLTB.Club);
- MS365 voor onze eigen administratie;
- Taakie, een digitale vrijwilligersassistent.
Wij verkopen jouw gegevens nooit. Wij delen jouw gegevens alleen als dat nodig is. Met partijen waarbij dat noodzakelijk is, hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.
Geautomatiseerde besluitvorming waaronder profilering
LTC DEM maakt voor deze specifieke verwerking geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Toelichting: onder geautomatiseerde besluitvorming verstaat de AVG het nemen van besluiten op basis van geautomatiseerd verwerkte persoonsgegevens. Profilering valt daar ook onder.
Bij profilering worden persoonsgegevens geautomatiseerd verwerkt met de bedoeling om persoonlijke aspecten te beoordelen of te voorspellen. Bijvoorbeeld de economische situatie, betrouwbaarheid of het gedrag van een persoon. Bij geautomatiseerde besluitvorming zonder profilering worden persoonlijke aspecten voor het beoordelen of voorspellen buiten beschouwing gelaten.
Hoe lang bewaart LTC DEM persoonsgegevens?
LTC DEM bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Hieronder leggen wij per soort gegevens uit hoe lang wij deze bewaren.
- Gegevens van leden
Wij bewaren jouw gegevens zolang je lid bent van LTC DEM. Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren wij jouw gegevens maximaal 2 jaar, zodat wij nog vragen kunnen beantwoorden of zaken kunnen afhandelen. - Financiële administratie (zoals contributie en facturen)
Deze gegevens bewaren wij 7 jaar. Dit zijn wij verplicht volgens de wet (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). - Gegevens voor nieuwsbrieven en communicatie
Wij bewaren deze gegevens tot twee jaar na beëindiging van je lidmaatschap of totdat je je afmeldt voor de nieuwsbrief. - Gegevens voor wedstrijden, competities en toernooien
Deze gegevens bewaren wij tot maximaal 2 jaar na afloop van de activiteit. Uitslagen en standen kunnen langer bewaard blijven voor historische en sportieve doeleinden. Dit gebeurt dan door de KNLTB. - Gegevens van vrijwilligers
Deze bewaren wij zolang je actief bent als vrijwilliger en tot maximaal 2 jaar na het beëindigen van je lidmaatschap. - Gegevens van meldingen (bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag)
Deze gegevens bewaren wij maximaal 5 jaar, tenzij er een reden is om ze langer te bewaren (bijvoorbeeld bij een juridische procedure). - Foto’s en video’s
Wij bewaren foto’s en video’s voor ons historisch archief en/of zolang deze relevant zijn voor onze communicatiekanalen. Als je bezwaar maakt, verwijderen wij deze zo snel mogelijk. - Archiefgegevens
Sommige gegevens bewaren wij langer voor historische doeleinden van de vereniging. Wij zorgen ervoor dat dit zorgvuldig gebeurt.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
LTC DEM gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Wij nemen passende maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen.
Wij werken ook samen met andere partijen die persoonsgegevens verwerken. Met deze partijen hebben wij (of de KNLTB) duidelijke afspraken gemaakt. Zo zorgen wij ervoor dat jouw gegevens ook daar goed beveiligd zijn.
Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
Op basis van de AVG heb je verschillende rechten ten aanzien van de verwerkingen van je persoonsgegevens. Het gaat daarbij om de volgende rechten:
- Het recht op informatie;
- Het recht op inzage;
- Het recht op rectificatie;
- Het recht op gegevenswissing (vergetelheid);
- Het recht op beperking van de verwerking;
- Het recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit);
- Het recht van bezwaar.
Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je nadere informatie over de voorwaarden die gelden voor uitoefening van je rechten.
Je kunt een verzoek indienen of vraag stellen via het e-mailadres: [email protected].
Reactietijd vanuit LTC DEM
LTC DEM streeft ernaar zo snel mogelijk op je verzoek te reageren. In ieder geval binnen één maand. Bij ingewikkelde of grote verzoeken is de doorlooptijd langer. Dan duurt het maximaal drie maanden vanaf het moment dat je verzoek bij ons binnenkomt. Als dit het geval is, laten we het je zo snel mogelijk weten.
Waar kun je terecht met vragen of klachten?
Vragen over verwerking persoonsgegevens
Heb je vragen over de verwerking van je persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan contact op via het e-mailadres: [email protected].
Klacht over verwerking persoonsgegevens
Heb je een klacht over de manier waarop LTC DEM met je persoonsgegevens omgaat? Dan kun je die schriftelijk bij ons indienen via het e-mailadres: [email protected].
Niet tevreden met reactie op je klacht
Ben je niet tevreden met onze reactie op je klacht, of hebben wij na 4 weken niet gereageerd op je klacht? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via: Klacht melden bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens.
Gaat je klacht over een besluit van LTC DEM op een verzoek om je rechten op grond van de AVG uit te oefenen? In dat geval moet er eerst bezwaar ingesteld worden bij LTC DEM via het e-mailadres [email protected]. Daar kun je ook terecht als je om een andere reden een klacht in wilt dienen.
Deze verklaring is het laatst herzien op 25 juni 2026.